众所周知，任何一家企业从小到大，经历过无数与人才的分分合合，而任何一个强大的企业，势必在内部有一个强大的人才库在支撑，特别是作为中小企业，基于战略和文化的企业管理要求我们的老板们能够有这样的思维和能力，真正认识到，在任何一个企业赖以生存发展的自然资源、资本资源、人力资源、技术资源、信息资源和管理资源六大资源中，人才应该是企业的第一资源。

无论做什么事情，都应未雨绸缪，方可有备无患，反之，则会束手无策。现在无论是外企，还是国企、民企，都意识到人才库的重要性，也都或多或少的在做这方面的努力。如企业拥有高效完备的人才库，当岗位出现空缺时，就能够迅速从人才库中找到合适的人才，提高招聘效率。但真正做的好的却并不多。那么企业如何系统有效的建立人才库，用活人才库呢？

一、 就企业应如何建立人才库，建议如下：

确定人才储备类型

在确定人才储备类型前，要对企业需要的人才进行预测，预测可从两方面着手：

1、根据企业战略发展规划，预测人员需求状况；

2、分析企业以往的离职规律(包括离职时间规律、离职原因类型规律等)，对企业未来人员流动做出预测。

做好人才预测后，便可以确定目标岗位。

一般来说，企业目标岗位包括：

1、企业关键岗位：如企业高管、研发、设计人员等，企业关键人员处在必不可少的位置，要相对保持稳定。

2、人员流动量大的岗位：如电话营销、车间员工等，这些岗位本身容易造成职业疲劳，因此流动量大。

3、不可替代性大的岗位：如品牌管理、机器维修人员等，这些岗位对知识、技能、经验要求比较高，人员一旦流失，难以很快找到合适的人员替代。

识别目标岗位，HR应充分与企业管理层沟通，认真分析《岗位工作标准》，确定人才储备类型。

一般来说，企业人才储备类型包括：

1、接班人：根据公司战略，不断培养后备管理干部和技术骨干，建立人才梯队。

2、可替代人员：对于人员流动较频繁的岗位，可在业务相近的敢为选择部分员工进行培养，以避免人员离职造成岗位真空。

3、储备人员：为实现企业业务迅速扩张、员工突然离职不能及时补充，具备一定规模的企业可以在人员定编外，在某些岗位安排少量富余员工，辅助正式编制人员业务。

2确定入库类型

一般来说，入库类型包括：

1、面试优秀但因某些原因未录用的人员；

2、录用未报到的人员；

3、预约但因某些原因未面试的或未参加面试的(匹配度较高的)；

4、离职的优秀员工；

5、同行业储备。

3录入信息，建立人才库

入库人员信息包括：

人员编号、姓名、出生年月、性别、毕业学校，家庭住址，学历、专业、开始工作时间、面试时间、面试官、未达成意向原因、联系电话、微信、QQ等；目前工作岗位、地点、最新跟踪日期、目前求职意向、简历链接等。

一般来说，建立一个Excel表格管理即可，有的企业则采用ERP系统进行管理。

4定期更新维护人才库

人才库的定期维护要做好以下工作：1、给入库人才发送入库通知邮件；2、给重要人才在重大节日发送节日祝福邮件；3、定期跟踪了解工作近况、近期求职意向、最新联系方式等；4、对于资料不准确、无法联系等人员可淘汰，也可将入库人员推荐给别的企业进行人才交换。

二、就人才库利用，建议如下

在人才库的问题上，最首要的一点是使用系统来维持这些数据。无论是用CRM管理也好，还是用各种HR的体系去管理也好。

第一点就是要用系统来管理。在公司，我们用自己的招聘系统来管理数据。在这个过程中我听到了很多员工的反馈，他们说建立人才库系统只要能满足一些基本功能的需求就行，比如关键词检索、分类检索(按职位、工作年限等)。

我也曾向我的团队说过，过去你可能只是招聘十几个、二十几个职位，在一段时间内你能够凭记忆力去记住这些你面试过的候选人，但现在我们的招聘工作会分布在五大区域中，一年大概要招四、五百个人，这样的招聘量是无法单凭人的记忆去管理的。所以说建立人才库必须要有一个数据库去管理这样一个系统才能保证它的有效性。

刚才谈到过，你筹划的所有资源是一方面，你面试的候选人是一方面，包括离职的员工也是一方面。当我们有职位空缺出现，甚至需要与一些已经离职的员工联系，询问他们是否有再回到公司的意愿。我们注意到，公司的离职再雇佣的案例大概占到了10%，当然每个企业的文化不一样，有的企业坚决不用再雇佣的这种资源，但在公司我们是欢迎离职员工再回来的。

所以如果有了这样的数据库，HR就能在第一时间做出向业务主管给出候选人方面的反馈，并将职位空缺的填补时间缩短到合理的范围；反之，如果没有数据库，守株待兔将会拉长招聘的时间。