掌握分寸 讲出事实

报喜和报忧是总结中永恒的两大主题，比例该如何分配?有人总想掩饰自己的失误，推卸责任，或者展示谦虚，过分退让，这些都是费力不讨好的动作，只会导致在自夸和自贬中摇摆不定。其实保持客观的秘诀是不要刻意，保留自己最真实的想法就好，你越尊重事实，别人也就会越尊重你。

真实、客观就是礼貌，有一分说一分，实实在在。含糊则让人糊涂，很多时候，人们羞于面对真实的情况，于是总结充斥着“将要完成、预计达到”等等字眼，属于隐性的夸大现实。有些人说，这是为了让总结的基调更向上，更有希望，这样的想法实是出自错误的出发点。总结不单纯是汇报数据，不能止于一个结果，它更重要的使命是一次回顾和反刍，对自己的优势与不足有没有形成认识，从前的工作已经属于过去，无法改变，只能如实面对，真正的价值是你的思考，你从那些细碎的工作中找到的规律和办法。

除了要尽量真实，在语言和方向上，还要注意把握分寸，总结不是写给自己看，领导是一定会过目的，写法上的个人化可不是彰显工作中的个人主义，总结一定要提及大局。客观准确的同时，姿态低调总是没错的，这就是说要看到功劳来自于上级和团队的支持配合，而不是留下一种“我做了最多工作”的印象。有职场专家曾说过一个写作技巧，供大家参考：写上司和团队的部分，调子要高，但一略而过;写到自己的部分就得具体实在，有功劳和成绩，要写足，但决不浮夸。

直观数据 美化版面

写好了总结，我们来看看如何做些美化工作。通篇文字容易让人的阅读产生不适，所以加进数字说明，不仅是客观需要，而且丛直观上也给人以阅读上的喘息。但数字多了也还是枯燥，不妨变成更为美观的图表、图形，一目了然，而且高耸的圆柱和柔软的线条，还会给人以良好的心理暗示。

数据汇报的要点在于严格按照隶属关系，一层一层地排序，这样使得数据有章可循，也有了上下文，同时它还是一种安全的做法。这样做也有助于思路的梳理，从自己的工作延展到部门和公司的大局中，方便做横向的对比，使看的人更容易明白和判断。

有了思路，不妨为其添加上序列号，使你要表达的每一层含义都具有独立的空间和细分区域，也让纸张保持一定量的留白。